Zaloguj się aby zobaczyć całość
4.5/5 (4)

rzeczy ktorych nie lubimy w sluzbowych mailach „Aaaaaa…”, „Coooo???”, „Znowu to samo!!!” – odczytywaniu służbowych wiadomości potrafią towarzyszyć rozmaite emocje. Bo choć e-maile mają ułatwiać komunikację i oszczędzać czas, to efekt jest czasem odwrotny – niektóre zachowania wywołują irytację i chaos informacyjny.

 

To, co jednego drażni, innemu może wydać się zupełnie obojętne. Zebraliśmy więc jedynie przykładowe zachowania i elementy korespondencji służbowej, które mogą irytować, drażnić, zniechęcać, sprawiać kłopot i utrudniać komunikację. Co dodalibyście jeszcze do tej listy?

 

1.Treść jak makaron

E-mail, który ciągnie się jak makaron. Typowe lanie wody. Przegadana, zbyt długa wiadomość. Na dodatek mało czytelna i nieestetyczna, co przejawia się np. brakiem odstępów między wierszami oraz ignorowaniem znaków przestankowych, polskich liter i zasad ortografii. Aby usprawnić komunikację, warto pisać konkretnie i na temat. Zaczynamy wiadomość od kluczowych informacji. W przeciwnym razie nasz odbiorca w pośpiechu przeskanuje wzrokiem tekst i niekoniecznie dostrzeże to, co dla nas jest najważniejsze. Jeśli chcemy uzyskać konkretną odpowiedź, stosujmy pytania zamknięte, a nie owijajmy w bawełnę. Stosujmy wypunktowania, pogrubienia, akapity.

 

2. „Zaszyfrowany” tekst

Krótka wiadomość? W porządku, ale tak, aby odbiorca wiedział, o co chodzi. Tymczasem niektóre maile wyglądają jakby były zaszyfrowane. Nasycenie skrótami, luźno rzuconymi hasłami i chaotycznymi myślami sprawia, że treść staje się niezrozumiała.

 

Jak pisać służbowe e-maile poprawnie i ciekawie >>

 

3. Pomijanie „tematu”

Warto uzupełniać „temat” wiadomości, gdyż ułatwia to późniejsze odszukanie e-maila w skrzynce. Ważne też, aby treść tematu była…na temat, a więc zgodna z pozostałą treścią wiadomości. Jeśli jest to fragment długiej korespondencji, która w międzyczasie zmieniła temat, zmieńmy „RE:RE:RE:RE:RE Pilna awaria – problem do rozwiązania w poniedziałek” na „Dalsze kroki stabilizujące system” – szczególnie jeśli mamy kolejny piątek, a awaria dawno poszła w niepamięć.

 

4. Tryb rozkazujący i nierealny deadline

„Dzisiaj do końca dnia, ASAP!!!!!” – po przeczytaniu takiej wiadomości wielu pracownikom potrafi skoczyć ciśnienie, bez względu na to, czy mail pochodzi od szefa, czy współpracownika. Zwłaszcza, jeśli wiadomo, że narzucony termin jest nierealny i dokończenie zadania w tak krótkim czasie graniczy z cudem.

 

5. Pomijanie zwrotów powitalnych

Powitalne zwroty możemy pominąć jedynie w sytuacji, kiedy tego samego dnia wymieniamy kilka wiadomości z daną osobą i wymiana ta przyjmuje charakter rozmowy radzi Dorota Szcześniak-Kosiorek, trener wizerunku i etykiety z DSK Consulting. W oficjalnej korespondencji stosujemy zwrot: Szanowny Panie. Jeśli jesteśmy z kimś na „ty”, możemy napisać: Cześć i dodać imię lub zacząć od imienia np. Maćku, Aniu.

 

6. Zbyt wiele uśmieszków

Emotikony sprawdzają się w nieformalnych e-mailach – ze współpracownikami, kolegami i znajomymi z pracy. W takich relacjach możemy sobie pozwolić na więcej luzu i przy pomocy „buźki” szybko i łatwo przekazać emocje. Natomiast w biznesowej, oficjalnej korespondencji, zwłaszcza w pierwszej wiadomości do kogoś nieznajomego, nie powinny znaleźć się uśmieszki, mrugnięcia okiem i inne minki, szczególnie w nadmiarze.

Mogą zostać odebrane jako brak szacunku i profesjonalizmu oraz zbyt szybkie skracanie dystansu – tłumaczy ekspert DSK Consulting.

 

7. Nadmiar skrótów

ASAP, BTW, THX – dzięki tego typu skrótom szybciej się komunikujemy. Warto jednak pamiętać, aby stosować je z umiarem i zachować zdrowy rozsądek. Niektóre kwestie wymagają bowiem rozwinięcia i wyjścia poza skróty, a w formalnej korespondencji takie wtrącenia są nie na miejscu.

 

Sprawdź, czy są firmy, które zrezygnowały z maila >>

 

8. Wersaliki

Pogrubienia, podkreślenia oraz pisanie wielkimi literami – to może być sposób na wyeksponowanie ważnych treści, ale należy uważać, żeby nie przesadzić w drugą stronę. Pisanie wersalikami może być odebrane jako wyraz zdenerwowania czy irytacji.

– „WYSŁAŁEM CI TO WCZORAJ!”. Taka odpowiedź na pytanie, kiedy przyślemy projekt, może zostać odebrana jako podnoszenie głosu i pretensje – podaje przykład Dorota Szcześniak-Kosiorek.

 

9. Kasowanie pierwszej wiadomości

– Usuwanie pierwotnej treści maila, na który odpowiadamy, sprawia, że odbiorca musi odszukać tę wiadomość. Warto więc zacytować wiadomość albo fragmenty, do których się odnosimy, a powyżej napisać odpowiedź – radzi również Dorota Szcześniak-Kosiorek.

 

Poznaj wskazówek jak pisać maile … skutecznie >>

 

10. Przesyłanie e-maila do innych osób

Nadużywanie opcji „forward” potrafi być irytujące. Zwłaszcza, gdy nie zostaliśmy uprzedzeni, że nasza odpowiedź będzie przesłana dalej. Szczególnie jeśli zawiera informacje, którymi nie chcemy dzielić się z osobami trzecimi. Przesyłając maila dalej, należy pamiętać o uszanowaniu prywatności osoby, z którą korespondujemy. Ważne też, aby nie ujawnić poufnych danych. Kolega może się słusznie obruszyć, jeśli jego nieformalną wiadomość wyślesz potem do szefa.

 

11. Pora wysyłania wiadomości

To uczucie, kiedy w piątek wieczorem odbierasz służbowego maila z bardzo pilną informacją/poleceniem… Bo sprawa nie może czekać… Bo trzeba się tym zająć już, natychmiast, teraz…

 

A Wy jakich e-maili nie lubicie dostawać?


Autor wpisu: Katarzyna Klimek-Michno
  • Dawid

    Witam,
    itd.